IT 기반 계약서 관리 시스템 구축

클라우드 기반 계약 관리 시스템 도입 논의

개요

본 회의는 기존 계약서(트리티) 관리 업무를 디지털화하고, 문서 버전 관리·검색·비교·보안 기능을 갖춘 클라우드 기반 시스템 도입 여부를 논의하였다. 주요 논의 내용은 시스템 환경 구축, 보안·인프라 요구사항, 비용·타임라인, 법무·IT 승인 절차, 그리고 외부 솔루션 활용 가능성 등을 포함한다.

참가자 및 역할

• 동원 – 비즈니스 담당자, 요구사항 정리 및 전달
• 헬레나 – 내부 커뮤니케이션 담당, CTO와의 가이드 전달
• CTO – 기술 전략 및 승인 책임
• BRM – 비즈니스 요구사항 검토 및 승인
• IT 아키텍트 – 시스템 설계·구현 책임
• 재호 – 과거 프로젝트 PM, 요구사항 정의 협력
• 윤수 – 현재 프로젝트 리딩, 내부 프로세스 정리
• 법무팀 – 계약서 검토·보안·규정 준수 담당

결정 사항

1. 요구사항 우선순위 정의 – 핵심 기능(문서 버전 관리, 검색·비교, 보안)과 부가 기능을 명확히 분리해 우선순위를 정한다.
2. 외부 솔루션 검토 – 현재 사용 중인 클라우드 기반 프로토타입(클로드)과 SharePoint를 비교해, 보안·암호화 요구사항을 충족할 수 있는지 평가한다.
3. IT 내부 인프라 구축 – 시스템 도입 시 별도 인프라(서버, DB, 네트워크)를 준비하고, 보안 정책(암호화, 접근 제어)을 수립한다.
4. 법무팀 검토 – 계약서 관련 문서가 법적 요구사항을 충족하도록 법무팀과 협의한다.
5. 예산 및 일정 확보 – 개발·구축·운영 비용을 산정하고, CTO와 BRM에게 승인 요청한다.

액션 아이템

논의 포인트

• 환경 및 인프라

  • 클라우드 기반 프로토타입은 내부 인프라와의 호환성이 필요.
  • SharePoint는 암호화 기능이 미흡해 보안이 우려.
  • 별도 DB(암호화 저장)와 서버 인프라를 구축해야 함.

• 보안

  • 문서·데이터 암호화와 접근 제어가 필수.
  • 법무팀과 협의해 보안 정책을 수립.

• 비용·타임라인

  • 초기 인프라 구축·구현 비용이 높을 것으로 예상.
  • 내년 초 오픈을 목표로, 올해부터 준비 단계 진행.

• AI·코드 자동 생성

  • 외부 개발자가 제공한 프롬프트 기반 코드가 핵심 기능을 구현할 수 있는지 검토 필요.
  • AI가 생성한 코드를 내부 가이드에 맞게 수정·확장해야 함.

• 프로세스 체계화

  • 시스템 도입 시 SDLC 프로세스(요구사항 정의, 설계, 개발, 테스트, 배포, 운영)를 문서화.
  • 인프라 셋업을 일회성으로 만들고, 이후 모듈식으로 확장 가능하도록 설계.

• 법무 및 문서 관리

  • 계약서 버전별 저장·비교 기능이 핵심.
  • 법무팀이 검토한 문서만 시스템에 등록하도록 절차 마련.

• 프로젝트 리더

  • 현재 PM이 정해지지 않아 진행 지연 우려.
  • BRM·CTO가 PM을 지정해 프로젝트 리더십을 확보하도록 요청.

본 회의 결과는 향후 시스템 도입을 위한 구체적 로드맵을 수립하고, 각 부서와의 협업을 통해 빠른 실행을 목표로 한다.